Privacyverklaring
1. Inleiding en toepassingsgebied
Deze privacyverklaring ("Privacyverklaring") heeft betrekking op de verwerking van persoonsgegevens door BOFAR NV, met maatschappelijke zetel 8750 Wingene, Flandria 3, ingeschreven in de KBO onder nummer 0425.935.908 ("BOFAR").
De Privacyverklaring vormt samen met een afzonderlijke cookieverklaring het toepasselijke kader inzake de bescherming van Persoonsgegevens en het gebruik van cookies door BOFAR. De cookieverklaring is afzonderlijk raadpleegbaar via de website van BOFAR.
Deze Privacyverklaring is van toepassing op alle verwerkingen van Persoonsgegevens door BOFAR in het kader van:
- het gebruik van de Website van BOFAR, toegankelijk via bocare.be;
- het gebruik van het Bestelplatform, een afgeschermde digitale bestelomgeving, toegankelijk via bocare.be, die uitsluitend toegankelijk is voor geregistreerde zakelijke klanten ("Klanten");
- de verwerking van Persoonsgegevens van Begunstigden, voor zover deze gegevens door of op instructie van een Klant aan BOFAR worden meegedeeld in het kader van een B2B2C-bestelling;
- de verwerking van Persoonsgegevens van Begunstigden in het kader van leveringen waarbij de Begunstigde zelf de prijs van de producten draagt (B2C).
Het Platform wordt gebruikt door Klanten om bestellingen te plaatsen en te beheren, hetzij voor eigen rekening (B2B), hetzij voor levering aan een Begunstigde (B2B2C). In dat laatste geval treden zowel de Klant als BOFAR elk op als afzonderlijke Verwerkingsverantwoordelijke voor hun respectieve verwerkingen van Persoonsgegevens. Wanneer BOFAR producten rechtstreeks factureert aan en levert aan een Begunstigde, treedt zij op als verwerkingsverantwoordelijke in het kader van een rechtstreekse contractuele relatie met deze Begunstigde.
Deze verklaring beschrijft hoe BOFAR Persoonsgegevens verzamelt, gebruikt, bewaart en beveiligt in het kader van het gebruik van de Website, het Platform en andere bestel- en leveringskanalen, en hoe betrokkenen hun rechten kunnen uitoefenen onder de toepasselijke privacywetgeving.
2. Definities
In deze Privacyverklaring wordt verstaan onder:
"Begunstigde": de natuurlijke persoon aan wie de Producten worden geleverd en/of aan wie deze worden gefactureerd, in de regel op instructie van de Klant.
"Bestelplatform": het professionele digitale bestelplatform BOCARE, toegankelijk via bocare.be, dat door BOFAR wordt beheerd en ter beschikking wordt gesteld aan geregistreerde Klanten, waarop zij bestellingen kunnen plaatsen voor eigen rekening (B2B) of voor levering aan Begunstigden (B2B2C).
"Betrokkene": de natuurlijke persoon op wie Persoonsgegevens betrekking hebben, waaronder bezoekers van de Website, contactpersonen van Klanten en Begunstigden.
"Klant": elke rechtspersoon of zelfstandige natuurlijke persoon die handelt in de uitoefening van zijn handels-, bedrijfs-, ambachts- of beroepsactiviteit in de zin van artikel I.1, 1° van het Wetboek van Economisch Recht, en die producten bestelt bij BOFAR, ongeacht het gebruikte bestel- of communicatiekanaal.
"Persoonsgegevens": alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon, zoals naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer of andere gegevens die aan een persoon kunnen worden gekoppeld.
"Platformgebruiker": de natuurlijke persoon die, al dan niet als medewerker of aangestelde van een Klant, toegang heeft tot en gebruikmaakt van het Bestelplatform namens die Klant.
"Verwerking" of "Verwerken": elke bewerking of geheel van bewerkingen die met betrekking tot Persoonsgegevens wordt uitgevoerd, zoals het verzamelen, vastleggen, bewaren, raadplegen, gebruiken, doorzenden of wissen ervan.
"Verwerkingsverantwoordelijke": de natuurlijke of rechtspersoon die, alleen of samen met anderen, het doel en de middelen van de verwerking van Persoonsgegevens bepaalt.
"Website": de publieke website van BOFAR, toegankelijk via bocare.be, waarop informatie en functionaliteiten van BOFAR worden aangeboden.
Tenzij anders bepaald, hebben termen met een hoofdletter dezelfde betekenis als in de Algemene Voorwaarden van BOFAR.
3. Doeleinden voor de Verwerking
BOFAR verwerkt uitsluitend de Persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor het gebruik van de Website, het gebruik van het Platform of de uitvoering van bestellingen. Afhankelijk van de situatie kunnen de volgende categorieën van Persoonsgegevens worden verwerkt:
Via de Website: gegevens die Betrokkenen zelf verstrekken via contactformulieren (naam, e-mailadres, telefoonnummer, berichtinhoud); cookies en vergelijkbare technologieën (zie artikel 10).
In het kader van B2B-bestellingen en de registratie en het gebruik van het Bestelplatform: identificatie- en contactgegevens van de Klant en haar Platformgebruikers (voornaam, achternaam, e-mailadres, telefoonnummer, professioneel adres); professionele gegevens (beroep, functie of professionele hoedanigheid, bedrijfsnaam, Klants- en/of btw-nummer); account- en gebruikersgegevens (login- en toegangsgegevens); bestel- en leveringsgegevens (bestelhistoriek, leveringsadressen, interne referenties); facturatiegegevens (factuuradres, Klantsnummer, betaalgegevens); communicatiegegevens (vragen, opmerkingen, correspondentie met BOFAR); optionele profielgegevens, zoals een profielfoto, voor zover de Platformgebruiker deze vrijwillig toevoegt.
In het kader van B2B2C-bestellingen (Begunstigden): voor de uitvoering van B2B2C-bestellingen verwerkt BOFAR de volgende persoonsgegevens van Begunstigden, voor zover deze door of op instructie van een Klant aan BOFAR worden meegedeeld: naam en identificatiegegevens; leveringsadres; telefoonnummer of e-mailadres indien noodzakelijk voor de levering; informatie met betrekking tot de levering en afhandeling van de bestelling. BOFAR gebruikt deze gegevens niet voor andere doeleinden dan de uitvoering, levering, administratieve opvolging en wettelijke verwerking van de bestelling.
BOFAR vraagt geen medische gegevens en verwerkt geen bijzondere categorieën van Persoonsgegevens in de zin van artikel 9 GDPR. Het is mogelijk dat uit de aard van bepaalde bestellingen (bijvoorbeeld zorg- of incontinentiemateriaal) incidenteel informatie kan worden afgeleid over de mogelijke zorgbehoeften van een Begunstigde. BOFAR verwerkt deze gegevens uitsluitend voor zover dit noodzakelijk is voor de uitvoering, levering en opvolging van de bestelling, trekt geen medische conclusies en stelt geen gezondheidsprofielen op.
BOFAR verwerkt geen medische dossiers, attesten, diagnoses, medische achtergronden of informatie afkomstig van zorgprofessionals. Indien dergelijke gegevens uitzonderlijk door een Betrokkene worden meegedeeld, worden deze enkel verwerkt indien zij strikt noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de gevraagde dienst en worden zij zo snel mogelijk verwijderd na afhandeling.
4. Rechtsgronden voor de Verwerking
De verwerking van Persoonsgegevens door BOFAR gebeurt steeds op basis van één of meer rechtsgronden zoals voorzien in artikel 6 van de GDPR, afhankelijk van de aard van de gegevens, het type betrokkene en het concrete verwerkingsdoel.
De uitvoering van een overeenkomst: voor zover de verwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij BOFAR partij is, met name in het kader van bestellingen geplaatst door Klanten, het gebruik van het Bestelplatform, de levering van producten aan Klanten of Begunstigden, facturatie, klantenbeheer en administratieve opvolging.
Het gerechtvaardigd belang van BOFAR: voor zover de verwerking noodzakelijk is voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van BOFAR, waaronder het correct organiseren en uitvoeren van haar commerciële, logistieke en administratieve activiteiten, het behandelen van vragen of klachten, het beheren van bestelhistorieken, het beveiligen van haar systemen en het afhandelen van betwistingen. Dit omvat ook de verwerking van Persoonsgegevens van Begunstigden in het kader van B2B2C-bestellingen, voor zover deze verwerking noodzakelijk is voor de uitvoering en opvolging van de levering.
De naleving van wettelijke verplichtingen: voor zover de verwerking noodzakelijk is om te voldoen aan wettelijke verplichtingen waaraan BOFAR is onderworpen, zoals boekhoudkundige, fiscale en andere administratieve verplichtingen.
De toestemming van de Betrokkene: voor zover vereist onder de toepasselijke privacywetgeving, verwerkt BOFAR Persoonsgegevens op basis van de voorafgaande, vrije, specifieke en geïnformeerde toestemming van de Betrokkene. Dit geldt in het bijzonder voor het versturen van elektronische marketingcommunicatie. De Betrokkene kan zijn toestemming te allen tijde intrekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking die plaatsvond vóór de intrekking.
5. Delen van Persoonsgegevens met derden
BOFAR verkoopt geen Persoonsgegevens aan derden.
Persoonsgegevens kunnen wel worden gedeeld met zorgvuldig geselecteerde dienstverleners die in opdracht en onder verantwoordelijkheid van BOFAR handelen, uitsluitend voor zover dit noodzakelijk is voor de uitvoering van hun diensten. De volgende categorieën van dienstverleners kunnen worden ingeschakeld: hosting- en IT-diensten; betaalproviders; logistieke partners; e-mail- en communicatiediensten; software-ontwikkelaars of onderhoudspartners.
BOFAR verwerkt Persoonsgegevens in principe uitsluitend binnen de Europese Economische Ruimte (EER). Indien BOFAR in de toekomst Persoonsgegevens zou doorgeven aan ontvangers buiten de EER, zal zij dit uitsluitend doen in overeenstemming met de toepasselijke privacywetgeving en mits passende waarborgen worden voorzien.
6. Informatieplicht bij levering aan derden (B2B2C)
Wanneer een Klant in het kader van een B2B2C-bestelling Persoonsgegevens van een Begunstigde aan BOFAR meedeelt, is die Klant verantwoordelijk om de Begunstigde vooraf op passende wijze te informeren over deze doorgifte van Persoonsgegevens aan BOFAR en over de doeleinden van deze verwerking.
De Klant staat er tevens voor in dat zij beschikt over een geldige rechtsgrond voor deze verwerking overeenkomstig artikel 6 van de GDPR en dat zij voldoet aan haar informatieverplichtingen ten aanzien van de Begunstigde.
BOFAR verwerkt deze Persoonsgegevens uitsluitend voor zover dit noodzakelijk is voor de uitvoering, levering en administratieve opvolging van de bestelling, en treedt in dit kader op als afzonderlijke verwerkingsverantwoordelijke voor haar eigen verwerkingen van Persoonsgegevens.
7. Bewaartermijnen
BOFAR bewaart Persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld of verder worden verwerkt.
Klant- en bestelgegevens worden bewaard zolang de zakelijke relatie bestaat en gedurende maximaal vijf (5) jaar nadien.
Persoonsgegevens van Begunstigden worden bewaard zolang dit noodzakelijk is voor de uitvoering, levering en administratieve opvolging van de bestelling. Zodra deze gegevens niet langer noodzakelijk zijn, worden zij verwijderd of geanonimiseerd.
Facturatie- en boekhoudkundige gegevens worden bewaard zolang dit wettelijk verplicht is (momenteel zeven jaar).
Technische log- en cookiegegevens worden bewaard overeenkomstig de termijnen vermeld in het afzonderlijke Cookiebeleid.
8. Rechten van Betrokkenen
Iedere Betrokkene heeft het recht om zijn of haar Persoonsgegevens in te zien, te verbeteren, te wissen, de verwerking te beperken, bezwaar te maken tegen de verwerking of om gegevensoverdracht te vragen. Indien de verwerking gebaseerd is op toestemming, kan deze toestemming op elk moment worden ingetrokken.
Verzoeken kunnen gericht worden aan: privacy@bofar.be. BOFAR behandelt uw verzoek binnen één (1) maand na ontvangst. Indien uw verzoek complex is of BOFAR een groot aantal verzoeken ontvangt, kan deze termijn met twee maanden worden verlengd, waarvan BOFAR u tijdig op de hoogte zal stellen.
9. Beveiliging van Persoonsgegevens
BOFAR neemt passende technische en organisatorische maatregelen om Persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang of openbaarmaking. Deze maatregelen omvatten onder meer het gebruik van versleuteling (SSL/TLS), toegangsbeheer, beveiligde netwerken en interne procedures voor gegevensbeveiliging en incidentbeheer.
10. Cookies
BOFAR maakt op haar Website en Platform gebruik van cookies en gelijkaardige technologieën om de werking van de online omgeving te verbeteren, de gebruikerservaring te optimaliseren en het gebruik te analyseren.
Voor niet-noodzakelijke cookies wordt steeds voorafgaande toestemming gevraagd via een cookiebanner. Gebruikers kunnen hun voorkeuren op elk moment wijzigen via de cookie-instellingen op de website.
Categorieën van cookies: noodzakelijke cookies (voor basisfunctionaliteit zoals login en winkelmandje); voorkeurscookies (taal en gebruikersinstellingen); statistische cookies (geanonimiseerde analyse van gebruik); marketingcookies (enkel na toestemming, voor gerichte communicatie).
11. Contact en klachten
Voor alle vragen of opmerkingen over dit privacy- en cookiebeleid of over de Verwerking van uw Persoonsgegevens kunt u contact opnemen met:
BOFAR
E-mail: privacy@bofar.be
U kunt via dit e-mailadres ook uw rechten uitoefenen (inzage, verbetering, verwijdering, beperking, bezwaar, overdraagbaarheid of intrekking van toestemming). Vermeld in uw bericht duidelijk dat het gaat om een privacyverzoek, zodat wij dit correct en binnen de wettelijke termijn kunnen behandelen.
Indien u van mening bent dat de verwerking van uw persoonsgegevens in strijd is met de toepasselijke regelgeving, heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA): Drukpersstraat 35, 1000 Brussel – contact@apd-gba.be – www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.
12. Wijzigingen aan dit beleid
BOFAR behoudt zich het recht voor om dit privacy- en cookiebeleid aan te passen wanneer dat nodig is, bijvoorbeeld om te voldoen aan gewijzigde wetgeving of nieuwe functionaliteiten van haar digitale Platform of website. De meest recente versie wordt steeds online gepubliceerd.
Privacy Addendum – Verwerking van persoonsgegevens tussen partijen
Versie: 30 maart 2026
Dit Privacy Addendum (het "Addendum") is van toepassing voor zover een Klant van BOFAR persoonsgegevens van derden meedeelt aan BOFAR in het kader van B2B2C-bestellingen. Dit Addendum is automatisch van toepassing in de gevallen bedoeld in artikel 14 van de Algemene Voorwaarden van BOFAR.
1. Doel en toepassingsgebied
Dit Addendum regelt de respectieve verantwoordelijkheden van partijen bij de verwerking van persoonsgegevens van een Begunstigde in het kader van leveringen die plaatsvinden op instructie van de Klant.
Dit Addendum is uitsluitend van toepassing voor zover de Klant persoonsgegevens van een Begunstigde aan BOFAR meedeelt met het oog op de uitvoering, levering of administratieve opvolging van een B2B2C-bestelling.
Dit Addendum is niet van toepassing op verwerkingen van persoonsgegevens in het kader van een rechtstreekse contractuele relatie tussen BOFAR en de Begunstigde, onder meer wanneer de Begunstigde zelf de prijs van de Producten draagt. In dat geval is de Privacyverklaring van BOFAR rechtstreeks van toepassing.
Begrippen die in dit Addendum met een hoofdletter worden geschreven maar hierin niet afzonderlijk worden gedefinieerd, hebben de betekenis zoals eraan toegekend in de Algemene Voorwaarden van BOFAR.
2. Rollen van partijen
Partijen erkennen en bevestigen dat zij elk optreden als afzonderlijke verwerkingsverantwoordelijke in de zin van artikel 4, 7) van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (EU) 2016/679 ("GDPR") voor hun respectieve verwerkingen. Partijen bepalen elk zelfstandig het doel en de middelen van hun respectieve verwerkingen en handelen niet als gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken. Dit Addendum creëert geen verwerkersrelatie in de zin van artikel 28 GDPR.
De Klant is verwerkingsverantwoordelijke voor: de verzameling van persoonsgegevens van de Begunstigde; de beslissing om deze persoonsgegevens aan BOFAR mee te delen; de rechtsgrond voor deze verwerking; de naleving van zijn informatieverplichtingen jegens de Begunstigde.
BOFAR is verwerkingsverantwoordelijke voor: de verwerking van de meegedeelde persoonsgegevens voor de uitvoering, levering, facturatie en administratieve opvolging van de bestelling; de naleving van haar wettelijke verplichtingen; de beveiliging en bewaring van de persoonsgegevens binnen haar systemen.
3. Rechtsgrond en informatieplicht
De Klant staat er voor in dat hij beschikt over een geldige rechtsgrond voor de verwerking en doorgifte van de persoonsgegevens overeenkomstig artikel 6 GDPR en dat hij de Begunstigden correct heeft geïnformeerd overeenkomstig artikel 13 of 14 GDPR.
BOFAR verwerkt de persoonsgegevens uitsluitend voor zover dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de bestelling en overeenkomstig haar Privacyverklaring.
4. Beveiliging
Elke partij treft passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang, openbaarmaking of wijziging, rekening houdend met de stand van de techniek, de uitvoeringskosten en de aard van de verwerking.
5. Bewaartermijnen
BOFAR bewaart persoonsgegevens van Begunstigden overeenkomstig de bepalingen inzake bewaartermijnen zoals opgenomen in haar Privacyverklaring.
Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk voor de uitvoering en administratieve opvolging van de bestelling, het beheer van eventuele betwistingen en de naleving van wettelijke verplichtingen.
6. Uitoefening van rechten
Indien een Begunstigde een verzoek uitoefent met betrekking tot zijn of haar persoonsgegevens, behandelt elke partij dit verzoek voor zover het betrekking heeft op haar eigen verwerking.
Indien een verzoek betrekking heeft op verwerking door de andere partij, zal de ontvangende partij de Begunstigde doorverwijzen naar de bevoegde partij.
Partijen kunnen elkaar redelijke bijstand verlenen voor zover dit noodzakelijk is om te voldoen aan hun wettelijke verplichtingen.
7. Aansprakelijkheid
Elke partij is uitsluitend aansprakelijk voor haar eigen verwerking van persoonsgegevens en voor de naleving van haar eigen verplichtingen onder de toepasselijke privacywetgeving.
Geen van de partijen is aansprakelijk voor de verwerking van persoonsgegevens door de andere partij.
8. Slotbepalingen
Dit Addendum maakt integraal deel uit van de contractuele relatie tussen partijen zoals geregeld in de Algemene Voorwaarden van BOFAR.
In geval van tegenstrijdigheid tussen dit Addendum en de Algemene Voorwaarden, primeert dit Addendum uitsluitend voor wat betreft de verwerking van persoonsgegevens in het kader van B2B2C-bestellingen.